Bei der Zeitauswertung im SAP kommt es schnell zu Fehlern, bzw. Abbrüchen, wenn nicht alle Daten korrekt gepflegt werden. So vergessen Mitarbeiter in der Praxis zum Beispiel häufig eine Kommen- oder Gehzeit einzutragen beziehungsweise am Terminal zu stempeln. Dann kann das System die Auswertung nicht korrekt durchführen, da Anfang und Ende nicht richtig abzugrenzen sind.

Bei Verwendung der App „Meine Zeitbuchungen“ im ESS können, neben den E-Mails die über eine Genehmigung oder Ablehnung der eingetragenen Zeiten durch den Vorgesetzten genehmigen, auch E-Mails mit Fehlermeldungen die in der PT60 auftauchen versendet werden. Dadurch wird der Mitarbeiter bei fehlenden oder falschen Daten informiert und hat die Möglichkeit eine Korrektur durchzuführen. Dies soll dafür sorgen, dass diese Probleme behoben werden, ohne das ein Mitarbeiter der Personalabteilung erst aktiv auf den entsprechenden Mitarbeiter zugehen muss. Dies kann viel Zeit ersparen, außerdem bekommt der Mitarbeiter durch die Meldungen eine Information darüber, was bei seinen gemeldeten Arbeitszeiten nicht stimmt.

Voraussetzungen für den Einsatz

Damit der Versand der E-Mails möglich ist und auch die entsprechenden Fehlermeldungen als Inhalt in der E-Mail für den Empfänge ersichtlich sind, müssen einige Einstellungen vorgenommen werden.

Der Versand der E-Mails ist nur sinnvoll, wenn die Benutzer auch die Möglichkeiten haben die Zeiten selbst zu korrigieren. Dies ist zum Beispiel durch die schon ältere Web-Anwendung „Zeitbuchungskorrekturen“ oder durch die Fiori App „Meine Zeitbuchungen“ (im englischen „My Time Events“) möglich. Informationen zur Fiori App und deren Einrichtung sowie Erweiterung finden sich in der Fiori App Library: https://fioriappslibrary.hana.ondemand.com/sap/fix/externalViewer/#/detail/Apps(‚F1506A‘)/W38

Wichtig ist weiterhin, dass für jeden Mitarbeiter im Personalstamm die Daten zur „Kommunikation“, dem Infotypen 0105 gepflegt sind. Folgende Subtypen sollten dort gepflegt werden:

• IT 0001 – Systembenutzername SAP-System: Pflichteintrag, da darüber die Verknüpfung des SAP-Benutzers zum entsprechenden Personalstamm erfolgt
• IT 0010 oder IT MAIL: Einer der beiden Subtypen muss die E-Mail Adresse des Mitarbeiters enthalten. Vom System wird erst der Subtyp 0010 und, falls dort kein Eintrag gefunden wurde, danach der Subtyp MAIL geprüft und die E-Mail als Empfängeradresse genutzt

Texte pflegen

Nach der Auslieferung enthält die E-Mail nur einen allgemeinen Hinweis auf Fehler bei der Zeiterfassung wie im folgenden Screenshot zu sehen.

Über die Transaktion SE61 kann der Inhalt der E-Mail angepasst werden. Der ausgelieferte Dialogtext im Standard lautet HR_TIM_COR_TRIGGER. Dieser kann in der Transaktion SE61 einfach in den Kundennamensraum kopiert werden (1).

In diesem Dialogtext können dann folgende Einstellungen vorgenommen werden um die E-Mail ansprechender und auch aussagekräftiger zu gestalten. Nach der Kopie hat der Dialogtext folgenden Inhalt:

Hier können jetzt beliebige Änderungen vorgenommen werden. Das folgende Beispiel zeigt einen ausführlicheren Text mit einigen Erweiterungen.

Die Zeile mit dem Format“U1″ wird später zur Betreffzeile der E-Mail an den Mitarbeiter. Der Betreff ist auf eine Länge von 50 Zeichen begrenzt. Ohne diese Zeile wird der Standardtext „Fehlerhafte Buchungen am Zeiterfassungsterminal“ als Betreff genutzt.

Im Standardtext wird nur allgemein auf Fehler in der Zeiterfassung hingewiesen. Über die Zeile mit dem Format GR und dem Inhalt „DATA“ werden die entsprechenden Meldungen eingefügt.

Wie diese Meldungen definiert und benannt werden, folgt im nächsten Abschnitt.

Sollen die E-Mails in mehreren Sprachen versendet werden, dann muss dieser Text auch in allen entsprechenden Sprachen gepflegt werden.

Meldungen für die Ausgabe per E-Mail vorbereiten

Welche Meldungen für den Mitarbeiter ausgegeben werden kann im Customizing eingestellt werden. Die Meldungen der Zeitauswertung (RPTIME) sind in der View V_T555E hinterlegt. Diese kann entweder über die SM30 direkt gepflegt werden oder über den Customizingbaum (SPRO) unter folgendem Pfad:

Die Tabelle zeigt eine große Zahl an möglichen Meldungen innerhalb der Zeitauswertung an. Für den hier beschriebenen Prozess ist die Spalte „Listkennzeichen“ wichtig, diese sagt aus, wie die Meldung bearbeitet wird und kann dabei folgende Werte enthalten:

• 0 oder Blank: Die Meldung wird nur als Hinweis interpretiert
• 1: die Meldung wird als Fehler für den Sachbearbeiter (Personal) interpretiert
• 2: Die Meldung ist für den DV-Verantwortlichen interpretiert, der Sachbearbeiter erhält hier eine Information, dass eine Meldung vorliegt
• 3: Die Meldung wird als Fehler für den Mitarbeiter in der entsprechenden Web-Anwendung angezeigt

Damit eine E-Mail an den Mitarbeiter ausgegeben wird, muss in diesem Feld der Wert 3 eingetragen werden. Wie in der Tabelle zu sehen, kann dies abhängig von der Gruppierung des Personalteilbereichs erfolgen.

Versand der E-Mail durchführen

Im letzten Schritt kann jetzt der Versand der E-Mails durchgeführt werden. Bei der Verwendung von Zeitbuchungskorrekturen erfolgt der E-Mail Versand in der Regel über Jobs. Die Konfiguration wird in der Transaktion PTCOR vorgenommen.

In der PTCOR erfolgt der E-Mailversand für die Fehler in der Zeiterfassung über den Punkt „Aufforderung senden“ (2). Der Punkt „E-Mails versenden“ enthält die Konfiguration für die E-Mails bezüglich genehmigten und abgelehnten Zeitbuchungen sowie den E-Mails an den Vorgesetzten zur Genehmigung und dem Personalsachbearbeiter bei Fehlern.

Bei der Aufforderung zur Fehlerbehebung kann dann der entsprechende Zeitraum und die Mitarbeiter selektiert werden. Wichtig ist es hier an der Stelle den zuvor gepflegten Dialogtext anzugeben (1) und die Ausgabe der Meldungen (2) zu aktivieren.

Wie zuvor erwähnt, können auch Texte in anderen Sprachen ausgegeben werden. Bei der Sprachsteuerung (3) kann dazu vorgegeben werden, woher die Sprache ermittelt wird. Folgende Möglichkeiten gibt es dazu:

• Mittels Personalnummer: Die Sprache wird aus der Kommunikationssprache des Mitarbeiters im Personalstamm ermittelt
• Mittels User: Die Sprache des SAP-Benutzers wird genutzt. Dies ist interessant, falls man Mitarbeiter in vielen verschiedenen Ländern mit unterschiedlichen Sprachen hat, die Texte aber zum Beispiel nur auf Englisch und in einer anderen Konzernsprache pflegen möchte. Häufig wird in solchen Fällen auch das SAP System auf Englisch bedient, wodurch der Benutzer diese Sprache im Benutzerstamm hat
• Keine Sprachsteuerung: Es wird die Sprache des ausführenden Benutzers verwendet

Bei den ersten beiden Optionen ist auch eine mehrsprachige E-Mail möglich.

Wenn für diesen Report eine Variante gespeichert wird, dann kann dieser anschließend als regelmäßiger Job eingeplant werden.

Der Prozess ist damit abgeschlossen, die Mitarbeiter werden über Fehler in der Zeitauswertung informiert und können sich selbständig darum kümmern, dass der Fehler behoben wird.