SAP Workflow Vertreter pflegen
Wer Workflows im SAP nutzt kennt das Problem: Wenn man mal weg ist, dann muss einer der Workflows dringend bearbeitet werden. Das kann im Urlaub, bei Krankreit oder auch bei Dienstreisen sein. Hier ist es also notwendig einen Vertreter zu pflegen.
Dafür gibt es im SAP verschiedene Möglichkeiten, die im folgenden Beitrag kurz betrachtet werden sollen. Je nachdem welche Lösungen im Unternehmen eingesetzt werden kann eine der genannten Lösungen verwendet werden. Grob unterscheidet sich das ganze so, dass der Benutzer für sich selbst einen Vertreter definiert oder das ein Administrator einen Vertreter für einen Benutzer hinterlegt.
Vertreter im SAP Business Workplace (SBWP) pflegen
Die einfachste und wohl auch die Lösung, die am meisten genutzt werden sollte ist die Pflege eines Vertreters über die Transaktion SBWP. Die Transaktion an sich dürfte den meisten Personen bekannt sein, wenn sie mit Workflows in SAP in Kontakt kommen.
Nach dem Aufruf der Transaktion kann man über Einstellungen -> Workflow-Einstellungen diverse Funktionen für Vertreter auswählen. Über “Vertretung übernehmen” kann der Benutzer die Vertretung die für ihn von einem anderen Benutzer angelegt werde annehmen. Mit “Vertretung beenden” wird die entsprechende Vertretung später wieder beendet.
Der wichtigste Punkt ist hier der Punkt “Vertreter pflegen”, über den man einen Vertreter für sich selbst pflegt.
In der Übersicht sieht man seine bisher eingetragenen Vertreter (1) mit dem Status der Vertretung (2). An dieser Stelle können auch weitere Vertreter hinzugefügt werden (3), die Gültigkeit einer Vertretung angepasst (4) sowie eine Vertretung gelöscht werden (5).
Beim Hinzufügen eines neuen Vertreters muss man diesen erst einmal über eine entsprechende Suchmaske suchen. Im nächsten Fenster kann man die Gültigkeit der Vertretung definieren. Damit kann man z.B. die Vertretung nur über einen Urlaubszeitraum definieren.
Wichtig ist an dieser Stelle das Profil. Darüber wird gesteuert, für welche Art von Workflows die Vertretung gelten soll. Das ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, je nachdem welche Workflows eingesetzt und welchen Profilen sie zugeordnet werden. Häufig wird über einen leeren Eintrag der die Bedeutung “Generelle Vertretung” hat, die Vertretung für alle Workflows definiert.
Über die Checkbox “Vertretung aktiv” kann eine Vertretung direkt aktiviert werden. Wenn man diese Checkbox nicht setzt, dann muss der andere Benutzer die Vertretung erst aktiv übernehmen. Dieses Vorgehen ist z.B. sinnvoll, wenn man eine Art Notfallvertretung definieren möchte, bei der der andere Benutzer z.B. im Falle einer Krankheit die Vertretung selbst übernehmen kann, da der zu vertretende Benutzer diese nicht mehr aktivieren kann.
Vertreter über MSS pflegen
Sollte im Unternehmen das MSS eingesetzt werden, dann können Personen die Zugriff darauf haben auch dort einen Vertreter definieren, falls die entsprechende App “Vertretung verwalten” freigeschaltet wurde.
Die Übersicht bei “Vertreter Verwalten” ist ähnlich der im SBWP. Im oberen Bereich (1) sieht man die Vertretungen die man selbst für andere Benutzer definiert hat. Die Spalte “Aufgaben” (3) entspricht dem Feld “Profil” aus dem SBWP, definiert also für welche Workflows die Vertretung gilt. Die Vertretungsart (4) zeigt an wie die Vertretung stattfinden soll, ob sie generell aktiv ist oder ob der Benutzer nur in einem speziellen Fall als Vertreter einspringt. Der Status (5) zeigt ob die Regel aktiv ist oder z.B. beim Einspringen noch inaktiv und auf eine Aktivierung wartet. Über die Regelaktivierung (6) kann man dann eine Vertretung einfach wieder deaktivieren.
Im unteren Bereich (2) werden Vertretungen angezeigt, die andere Benutzer für den aktuellen Benutzer definiert haben. Im Falle einer Vertretung zum Einspringen kann diese hier über den Button “Übernehmen” (7) aktiviert werden.
Die Anlage eines Vertreters im MSS gestaltet sich ebenfalls ähnlich zum SBWP. Hier werden aber einige Dinge genauer erläutert. Vom Vorgehen her wird erst einmal wieder ein entsprechender Benutzer selektiert. Danach werden die entsprechenden Aufgaben zugeordnet, analog zu den Profilen im SBWP. Im nächsten Punkt kann man die Unterscheidung zwischen einer geplanten und einer Notfallvertretung definieren. Die Erklärungen dazu stehen unter den jeweiligen Punkten.
Es ist hier auch möglich die Regel zu einem bestimmten Zeitpunkt zu definieren und auch wieder auslaufen zu lassen.
Hinterlegen eines Vertreters als Administrator
An sich ist es nicht schwer einen Vertreter zu hinterlegen und der Notfallvertreter ist auch eine sehr praktische Sache für Krankheitsfälle oder andere unvorhergesehene Abwesenheiten. Trotz allem kommt es immer mal wieder vor, dass ein Mitarbeiter vergessen hat einen Vertreter zu pflegen. In dem Fall kann das ein Administrator übernehmen.
Für diesen Fall wird die Transaktion RMPS_SET_SUBSTITUTE genutzt. Der Aufbau gestaltet sich sehr einfach, im Einstieg wird der entsprechende Benutzer gewählt, anschließend sieht man die Übersicht wie auch für den eigenen Benutzer im SBWP. Dementsprechend kann man die Vertretung auch so dort pflegen.
